Il Regolamento

1.1. Il presente regolamento generale (di seguito “Regolamento”) è adottato nel rispetto di quanto disposto al D. Lgs. 35/2017 (attuativo della direttiva 2014/26/UE) ed allo Statuto dell’Associazione dei Fonografici Italiani – A.F.I. (di seguito “AFI”).

1.2. Il Regolamento disciplina le norme che regolano:

a) il conferimento e l’esecuzione dei Mandati ad AFI;

b) l’attività di ripartizione dei proventi incassati da AFI per diritti connessi di cui all’art. 3 dello Statuto AFI.

In aggiunta ai termini ed alle espressioni definiti altrove nel testo del Regolamento, i termini e le espressioni elencati di seguito hanno il significato per ciascuno di essi indicato:

– per “AIE” si intendono gli artisti interpreti o esecutori primari e comprimari dei Supporti come definiti dall’art. 82 LDA;

– per “Anno di Competenza” si intende l’anno solare nel corso del quale è avvenuta l’Utilizzazione che ha generato un Provento dei Diritti Gestiti, indipendentemente dal momento in cui tale Provento dei Diritti Gestiti sia effettivamente incassato da AFI;

– per “Anno di Incasso” si intende l’anno solare durante il quale è avvenuto l’incasso dei Proventi dei Diritti Gestiti, indipendentemente dal relativo Anno di Competenza;

– per “Contratti” si intendono i contratti che AFI stipula in esecuzione dei Mandati per la gestione dei Diritti Gestiti; – per “Copia Privata” si intende la fattispecie di cui dall’art. 71 septies generatrice dei relativi Proventi dei Diritti Gestiti;

– per “Corrispettivo” si intende il corrispettivo previsto a favore di AFI come determinato dal Consiglio Generale di AFI ed approvato dall’Assemblea di AFI;

– per “Diritti Gestiti” si intendono i diritti di cui all’art. 3 dello statuto AFI;

– per “Fonogrammi” si intendersi i dischi fonografici di qualsiasi formato e velocità, i nastri magnetici preregistrati, i Compact Disc (CD) e tutti gli altri mezzi di riproduzione del suono e della voce che fossero attualmente in uso o che fossero in futuro inventati e utilizzati pubblicati dai Produttori Fonografici Mandanti e regolarmente da essi posto in commercio;

– per “LDA” si intende la legge 22 aprile 1941, n. 633 e successive integrazioni e modificazioni;

– per “Mandanti” si intendono i soggetti, persone fisiche o giuridiche, titolari in via originaria o derivativa dei diritti di utilizzazione dei Supporti previsti dagli artt. 72, 73 e 73bis della LDA, che abbiano conferito o conferiscano in futuro ad AFI, direttamente o per il tramite di altri enti di Organizzazioni Collettive, mandato per la gestione e l’esercizio dei Diritti Gestiti;

– per “Mandato” si intende il contratto di mandato conferito dal Mandante ad AFI per la gestione di uno o più dei Diritti Gestiti;

– per “Organizzazioni Collettive” si intendono organismi di gestione collettiva o entità di gestione indipendente italiane o estere così come definite nel D. Lgs. 35/2017, diverse da AFI;

– per “Playback” si intende il supporto materiale di un Fonogramma (inedito o già pubblicato) di proprietà dei Mandanti, in qualunque formato (analogico e/o digitale), non disponibile sul mercato ma reperibile soltanto presso il Mandante titolare dei relativi diritti, contenente la registrazione originale o rielaborata di tale Fonogramma (con soltanto la base strumentale o comprensiva anche dell’interpretazione vocale dell’artista), da utilizzare per accompagnare e migliorare l’interpretazione canora di un AIE all’interno di spettacoli televisivi in sostituzione, in tutto o in parte, dell’interpretazione dell’artista e/o dell’accompagnamento musicale;

– per “Produttori Fonografici” si intendono i soggetti di cui all’art. 78 LDA nonché i loro aventi causa a qualsiasi titolo;

– per “Proventi dei Diritti Gestiti” si intende l’ammontare delle entrate riscosse da AFI per conto dei suoi Mandanti per la gestione dei diritti di cui all’art 3 dello Statuto;

– per “Proventi Netti” si intendono i Proventi dei Diritti Gestiti al netto del Corrispettivo;

– per “Repertorio” si intende l’insieme dei Supporti di titolarità di ciascun Mandante, per il quale è stato conferito il Mandato ad AFI;

– per “Supporti” si intendono, complessivamente, i Fonogrammi, i Playback ed i Videoclip per i quali AFI gestisce ed amministra i Diritti Gestiti nell’interesse dei Mandanti;

– per “Utilizzazioni” si intende qualsiasi utilizzazione dei Supporti che generino Proventi dei Diritti Gestiti;

– per “Utilizzatori” si intendono i soggetti che effettuano le Utilizzazioni

– per “Videoclip” si intende indica qualsiasi sequenza di immagini in movimento considerata nella sua specifica individualità e pertanto tutelata separatamente ed autonomamente rispetto a qualsivoglia Fonogramma, anche quando quest’ultimo sia stato sincronizzato con le immagini del Videoclip– sincronizzata con una registrazione musicale, fissata in qualsivoglia supporto videografico pubblicato

3.1. Il Consiglio Generale adotta i modelli standard di Mandato e ne dispone la pubblicazione sul sito web di AFI.

3.2. Il Mandato è a titolo oneroso ed è conferito ad AFI senza rappresentanza e a tempo indeterminato, salva la facoltà di recesso di cui al successivo art. 3.7.

3.3. Costituiscono condizioni necessarie e sufficienti per il conferimento del Mandato:

– la titolarità, eventualmente anche in base ad un accordo per lo sfruttamento degli stessi, di uno o più dei Diritti Gestiti;

– non risultare, al momento del conferimento del Mandato, condannato in via definitiva, anche in caso di applicazione della pena su richiesta delle parti ex artt. 441 ss. del Codice di Procedura Penale (o analogo istituto), per uno dei reati di cui agli artt. 171 e ss. della Legge 22 aprile 1941, n. 633 e successive modificazioni, e comunque per un delitto consistente nella violazione delle norme di protezione del diritto d’autore o dei diritti connessi. Con riferimento alle persone giuridiche, tale requisito deve sussistere in capo ai relativi amministratori;

– l’accettazione incondizionata dello Statuto, del Regolamento e del Codice Etico di AFI (Codice Etico di Confindustria).

3.4. La domanda di conferimento del Mandato che può essere presentata da persone fisiche o da persone giuridiche di qualsiasi nazionalità, anche se non appartenente all’Unione Europea deve essere sottoscritta dalla persona fisica o dal legale rappresentante della persona giuridica richiedente, e deve essere accompagnata dai documenti indicati all’art. 4. Per l’associato di AFI il Mandato è conferito all’atto d’ammissione dell’associato ad AFI ai sensi dell’art. 7 dello Statuto AFI.

3.5. Il Mandato prende effetto dalla data di ricezione del medesimo da parte di AFI.

3.6. Il Mandato si intende conferito per l’intero Repertorio di ciascun Mandante, per tutti i Diritti Gestiti e per il territorio del Mondo intero, salvo che il Mandante non abbia limitato l’attività di AFI a parte del suo Repertorio o a parte dei Diritti Gestiti o ad alcuni Paesi.

3.7. Il Mandante ha la facoltà di recedere in qualsiasi momento dal Mandato in tutto o in parte dandone preavviso di sei mesi da comunicare ad AFI con raccomandata a.r. o PEC.

Fatto salvo il rispetto del ricordato termine di preavviso di sei mesi, il recesso del Mandato prenderà effetto al 31 dicembre immediatamente successivo alla comunicazione del recesso stesso.

3.8. Nel caso di recesso del Mandato, così come in qualsiasi altro caso in cui lo stesso, per qualsiasi motivo venga meno:

a) i Contratti conclusi da AFI con gli Utilizzatori prima dell’estinzione del Mandato, cesseranno di avere efficacia nei confronti del Mandante nel momento in cui il recesso o la cessazione del Mandato avranno effetto (come indicato all’art. 3.7);

b) i Proventi dei Diritti Gestiti maturati negli Anni di Competenza di efficacia del Mandato, ma incassati da AFI successivamente al recesso o alla cessazione del Mandato, verranno ripartiti al Mandante periodicamente secondo le regole generali. Il Mandante rimarrà pertanto obbligato alla corresponsione del Corrispettivo sino alla liquidazione totale delle somme di sua pertinenza.

3.9. A parziale modifica di quanto sopra previsto, retano ferme per gli associati AFI le norme relative:

a) ai motivi di incompatibilità di cui all’art. 10 dello Statuto AFI;

b) al recesso da AFI che non comporta la revoca del Mandato ai sensi dell’art. 13 dello Statuto AFI.

4.1. Unitamente al conferimento del Mandato, il Mandante deve comunicare e documentare ad AFI la sussistenza delle condizioni di cui all’art. 3.3.

4.2. Il Mandante dovrà trasmettere ad AFI:

a) dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà resa dal richiedente ai sensi del DPR 28/12/2000, n. 445 attestante:

– la qualifica di Produttore Fonografico;

– la titolarità di uno o più dei Diritti Gestiti;

– la mancanza di condanna definitiva relativa ad uno o più dei reati di cui agli artt. 171 e ss. della LDA o comunque per un delitto consistente nella violazione delle norme di protezione del diritto d’autore o dei diritti connessi;

b) copia di un documento d’identità nonché copia della tessera di codice fiscale (o documento equipollente) della persona fisica se il Mandante è persona fisica o del legale rappresentante se il Mandante è persona giuridica; c) copia della visura camerale storica aggiornata (o documento equipollente, quale il certificato di apertura della partita IVA).

4.3. Qualora AFI rilevi la mancanza dei requisiti di cui all’art. 3.3 ovvero l’incompletezza della documentazione di cui all’art.4.2, il Mandato non potrà essere sottoscritto da AFI che ne darà motivata comunicazione al richiedente entro 90 giorni dal ricevimento della domanda di Mandato.

5.1. Il Mandante garantisce espressamente di essere pienamente titolare dei Diritti Gestiti conferiti per effetto del Mandato ad AFI, obbligandosi a tenere la stessa manlevata ed indenne da qualsiasi danno o conseguenza pregiudizievole che dovesse ad essa derivare in ragione della mancata titolarità di tutto o parte dei Diritti Gestiti, di tutto o parte del Repertorio in capo al Mandante o dalla non veridicità o incompletezza delle informazioni fornite.

5.2. Il Mandante si obbliga inoltre a dotare tempestivamente AFI della documentazione di cui all’art. 8 e, comunque, dei mezzi e delle informazioni necessari per l’esecuzione del Mandato.

6.1. AFI stipula ed esegue il Mandato secondo criteri di trasparenza, pubblicità, equità, imparzialità, parità di trattamento e non discriminazione nei confronti dei Mandanti.

6.2. AFI negozia e stipula i Contratti con gli utilizzatori del Repertorio perseguendo l’obiettivo di incrementare l’ammontare dei Proventi dei Diritti Gestiti incassati da AFI nell’interesse dei Mandanti. A tale fine AFI ha altresì la facoltà di stipulare transazioni con i contraenti di detti Contratti che apparissero funzionali al perseguimento del detto obbiettivo.

6.3. I Contratti non possono contenere pattuizioni che comportino, senza espresso e giustificato motivo, discriminazioni nel trattamento di singoli Produttori Fonografici e/o Mandanti.

6.4. AFI richiede ai contraenti dei Contratti di predisporre ogniqualvolta sia possibile, in relazione ai diversi Utilizzatori e di inviare ad AFI rendiconti analitici delle Utilizzazioni effettuate ed ogni altra informazione utile al fine di agevolare le attività di ripartizione di cui al Regolamento.

6.5. Il Corrispettivo di AFI nei confronti di tutti i Mandanti è costituito dalle percentuali e dai compensi specificati nell’Ordinanza di Ripartizione che viene approvata dall’Assemblea di AFI su delibera del Consiglio Generale e che viene riportata nel sito web di AFI.

6.6. Con delibera del Consiglio Generale approvata dall’Assemblea di AFI, il Corrispettivo può essere variato, purché tale variazione sia identica per tutti i Mandanti e sia loro comunicata per iscritto, anche a mezzo di posta elettronica.

6.7. Quale compenso per l’esecuzione del Mandato nonché per tutte le attività contemplate nel Regolamento, AFI ha diritto:

a) a percepire dal Mandante il Corrispettivo;

b) ad incamerare gli interessi maturati sui Proventi dei Diritti Gestiti giacenti nei conti correnti bancari tra la data di incasso dei medesimi e quella di pagamento delle somme individualmente corrisposte a ciascun Mandante.

6.8. Ciascun Mandante ha facoltà di esaminare, presso la sede di AFI, i Contratti sottoscritti dalla stessa con gli Utilizzatori del Repertorio gestito per loro conto, restando esclusa la facoltà di estrarne copie. È fatto inoltre divieto ai Mandanti di divulgare a terzi il contenuto di detti documenti.

7.1. AFI riscuote e gestisce i Proventi dei Diritti Gestiti in base a criteri di diligenza ed economicità. I Proventi dei Diritti Gestiti e le entrate derivanti dal loro investimento ai sensi dell’art.7.3 sono tenuti separati sotto il profilo contabile dalle attività proprie della gestione economica dei costi e dei ricavi di AFI.

7.2. I Proventi dei Diritti Gestiti e le entrate derivanti dal loro investimento non possono essere impiegati per fini diversi dalla ripartizione agli aventi diritto così come previsto dal Regolamento, salvo quanto disposto dall’art. 14, comma 3 del D. Lgs. 35/2017.

7.3. Gli investimenti dei Proventi dei Diritti Gestiti o delle entrate derivanti dal loro investimento devono essere effettuati nell’esclusivo e migliore interesse dei Mandanti, devono garantire la sicurezza, la qualità, la liquidità e la redditività del portafoglio nel suo insieme, devono essere inoltre diversificati in modo da evitare un’eccessiva dipendenza da una particolare attività e l’accumulazione di rischi nel portafoglio nel suo insieme.

7.4. AFI registra e suddivide i Proventi dei Diritti Gestiti per ciascun Utilizzatore e per Anno di Competenza, al lordo del Corrispettivo; i Proventi Netti saranno ripartiti secondo quanto previsto nei successivi articoli del Regolamento.

7.5. L’acquisizione di tutte le informazioni, anche di dettaglio, relative a ciascuna delle Utilizzazioni, costituisce condizione necessaria per la ripartizione da parte di AFI dei Proventi Netti spettanti ai propri Mandanti. AFI si attiva, per quanto possibile, al fine di raccogliere le anzidette informazioni, nei limiti imposti dal rispetto e dal bilanciamento dei principi generali di equa ripartizione e di gestione economicamente efficiente.

7.6. Fermi restando gli obblighi imposti da norme e regolamenti vigenti tempo per tempo, l’Assemblea di AFI su delibera del Consiglio Generale può effettuare accantonamenti sui Proventi dei Diritti Gestiti spettanti ai propri Mandanti al fine di creare un “Fondo generale di riserva”, evidenziato in bilancio, destinato alla riconciliazione delle eventuali contestazioni dei rendiconti che dovessero insorgere con gli stessi Mandanti. L’eventuale delibera determinativa l’accantonamento deve essere comunicata ai Mandanti ed evidenziata all’interno dei relativi rendiconti di ripartizione.

7.7. Il pagamento ai Mandanti dei Proventi Netti ai sensi del Regolamento avviene non oltre 9 (nove) mesi dalla fine del relativo Anno di Incasso e previa presentazione della correlativa fattura o di equivalente documentazione fiscale di legge da parte dei Mandanti, sempreché:

a) non sia possibile rispettare il suddetto termine per ragioni oggettive correlate, in particolare, agli obblighi di comunicazione da parte degli utilizzatori, all’identificazione dei diritti o dei titolari dei diritti o all’attribuzione delle opere e di altri materiali protetti ai rispettivi titolari;

b) non siano pervenute ad AFI le informazioni ed i documenti di cui agli artt. 7.5 e 8.

7.8. Nel caso in cui manchino le informazioni per poter procedere alle ripartizioni, i competenti organi di AFI possono deliberare di effettuare pagamenti in acconto, di norma in proporzione agli importi corrisposti ai Mandanti per la stessa tipologia di Utilizzazione negli anni precedenti, salvo in ogni caso il conguaglio.

8.1. Ciascun Mandante è obbligato a fornire ad AFI, con le modalità e nei tempi di volta in volta indicati da AFI stesa, la documentazione relativa ai Supporti di cui il Produttore Fonografico abbia la titolarità, nonché, in via esemplificativa, l’elenco dei marchi con indicazione della data di inizio titolarità di ciascuno. Ciascun Mandante, inoltre:

a) deve procedere all’inserimento sulla piattaforma informatica di AFI del proprio Repertorio completo di tutti i dati richiesti relativi ai Supporti di propria titolarità;

b) si obbliga altresì a comunicare tempestivamente ad AFI qualsiasi aggiornamento dei dati e delle informazioni precedentemente indicati.

8.2. A richiesta di AFI, i Mandanti sono tenuti a fornire le prove in base alle quali essi ritengono di vantare diritti relativamente ai Supporti da essi dichiarati ai sensi dell’art. 8.1.

8.3. Nel caso in cui il Mandante sia un soggetto diverso dal Produttore Fonografico, fermo ogni altro obbligo di cui al Mandato ed al Regolamento, dovrà essere inoltre documentato ad AFI il titolo in base al quale il Mandante è succeduto nella titolarità dei diritti vantati dal Produttore Fonografico sui Supporti dichiarati ai sensi dell’art. 8.1.

8.4. Nell’ipotesi in cui AFI abbia motivate ragioni di dubitare del fondamento delle pretese avanzate da un Mandante, così come nel caso in cui tali pretese siano contestate da terzi, AFI è autorizzato a sospendere e rinviare il pagamento dei Proventi Netti relativi al Supporto in contestazione sino al relativo accertamento, per accordo delle parti, attraverso la procedura di cui al successivo art. 121, o all’emissione di un provvedimento giurisdizionale immediatamente esecutivo (in tutti gli altri casi).

9.1. I Proventi dei Diritti Gestiti sono attribuiti a ciascun Mandante al netto del Corrispettivo, sulla base della effettiva utilizzazione dei Supporti di spettanza di ciascuno di essi realizzata nel periodo di riferimento, quale risultante dagli appositi prospetti analitici forniti da ciascun Utilizzatore ovvero rilevati da AFI direttamente o per il tramite di società terze, fatto salvo il rispetto dell’equilibrio tra la gestione analitica dei diritti e l’economicità della loro gestione.

9.2. In mancanza dei prospetti analitici di cui all’art. 9.1, si applicano i seguenti criteri di ripartizione dei Proventi dei Diritti Gestiti derivanti dalle Utilizzazioni, quali stabiliti dal Consiglio Generale ed approvati dall’Assemblea di AFI:

1) Copia Privata

I Proventi dei Diritti Gestiti vengono ripartiti secondo i seguenti criteri:

a) 50% (cinquanta per cento), sulla base dei dati “DRM” (diritti di riproduzione meccanica dei Supporti versati annualmente) forniti dalla SIAE;

b) 50% (cinquanta per cento), sulla base dei dati “Utilizzi Digitali” (diritti derivanti dalla comunicazione e/o la messa a disposizione dei Supporti tramite la rete Internet) forniti dalla SIAE.

2) Proventi per utilizzazioni di cui agli artt. 73 e 73bis LDA: accordo AFI/SIAE per Locali con licenza, Locali senza licenza, Feste Private, Musica d’Ambiente in Pubblici Esercizi, Musica d’Ambiente in Strutture Ricettive, Circoli Arci, Manifestazioni Pro Loco

I Proventi dei Diritti Gestiti vengono ripartiti secondo i seguenti criteri:

a) 25% (venticinque per cento), sulla base dei dati DRM forniti dalla SIAE;

b) 75% (settantacinque per cento), analitico sulla base dei dati Utilizzi Digitali forniti dalla SIAE.

3) Proventi per utilizzazioni di cui agli artt. 72, 73 e 73bis LDA: accordo AFI/SCF per Locali da Ballo, Imprese Commerciali, Associazioni di Categoria e Broadcasting) SCF Radio nazionali e locali e TV Secondarie, centri commerciali/negozi

I Proventi dei Diritti Gestiti vengono ripartiti secondo i seguenti criteri:

a) 25% (venticinque per cento), sulla base dei dati DRM forniti dalla SIAE;

b) 75% (settantacinque per cento), analitico sulla base dei dati Utilizzi Digitali forniti dalla SIAE.

4) Proventi per utilizzazioni TV RAI e RTI

a) Fonogrammi RAI, Utilizzazione e Copia Artt. 72/73: i Proventi dei Diritti Gestiti vengono ripartiti in base ai minuti di Radio/TV forniti dalla RAI (analitico)

b) Fonogrammi RTI, Utilizzazione e Copia Artt. 72/73: i Proventi dei Diritti Gestiti vengono ripartiti in base ai minuti di TV forniti dalla RTI (analitico)

c) Utilizzazione Playback RAI: i Proventi dei Diritti Gestiti vengono ripartiti in base alle conferme pervenute dalla RAI (analitico)

d) Utilizzazione Playback RTI: i Proventi dei Diritti Gestiti vengono ripartiti in base alle conferme pervenute dalla RTI (analitico)

e) Utilizzazione Videoclip RAI: i Proventi dei Diritti Gestiti vengono ripartiti in base alle conferme pervenute dalla RAI (analitico)

f) Utilizzazione Videoclip RTI: i Proventi vengono ripartiti in base alle conferme pervenute da RTI (analitico)

5) Altri proventi: vengono ripartiti secondo quanto di volta in volta deliberato dall’Assemblea di AFI su indicazione del Consiglio Generale.

9.3. Nel caso di impossibilità di procedere alla ripartizione di parte dei Proventi dei Diritti Gestiti in base ai criteri di cui all’art. 9.2, la loro ripartizione viene effettuate sulla base di ulteriori criteri particolari, adottati dal Consiglio Generale ed approvati dall’Assemblea di AFI, nel rispetto dei principi generali e delle modalità di ripartizione contenuti nel Regolamento, nonché di quanto stabilito all’art. 18 del D. Lgs 35/2017.

9.4. L’applicazione dei criteri di ripartizione dei Proventi dei Diritti Gestiti di cui agli artt. 9.2 e 9.3. del Regolamento persegue l’obiettivo di una ripartizione quanto più equa possibile.

10.1. I Proventi dei Diritti Gestiti incassati da AFI sono ripartiti agli aventi diritto a cura del competente Ufficio Amministrativo di AFI, secondo quanto previsto nel Regolamento.

10.2. AFI provvede ad effettuare la ripartizione dei Proventi Netti ai Mandanti, per essi e loro danti causa, ed inviare il relativo rendiconto per ogni Anno d’Incasso con cadenza trimestrale entro 15 giorni dalla conclusione di ciascun trimestre (15 aprile per il I trimestre, 15 1uglio per il II trimestre, 15 ottobre per il III trimestre e 15 gennaio per il IV trimestre); ciò salvo ragioni ostative correlate, in particolare, agli obblighi di comunicazione da parte degli utenti, all’identificazione dei diritti, dei titolari dei diritti o al collegamento di informazioni sulle opere e altri materiali protetti con i corrispondenti titolari dei diritti, che impediscano ad AFI di rispettare tale termine.

10.3. Il Mandante ha facoltà di contestare le risultanze del singolo rendiconto a sé relativo (indicando le motivazioni e fornendo l’eventuale documentazione di supporto) con raccomandata a.r. o PEC indirizzata ad AFI, da inviarsi entro 90 giorni dal ricevimento del rendiconto. La contestazione del rendiconto da parte di un Mandante non può sospendere la distribuzione delle ripartizioni a favore degli altri Mandanti.

10.4. Ai Mandanti, oltre al rendiconto trimestrale di cui all’art. 10.2, è consentito l’accesso alle singole aree riservate del sito web di AFI per l’acquisizione di tutte le informazioni relative ai Proventi dei Diritti Gestiti.

10.5. AFI, inviato ai Mandanti il rendiconto dei Proventi Netti e previa ricezione della fattura o di altro documento equivalente, compensa tutte le partite di dare e di avere ed accredita i saldi non contestati sui conti bancari individuali dei singoli Mandanti, i cui estremi e variazioni sono comunicati ad AFI a cura e spese dei Mandanti.

10.6. Gli eventuali oneri bancari sostenuti da AFI possono essere da questa addebitati al Mandante. Parimenti resteranno a carico del Mandante ogni imposta, tassa o contributo previdenziale o sociale, comunque denominati, disposti dalle leggi nazionali o estere applicabili ai Proventi dei Diritti Gestiti.

11.1. Eventuali reclami relativi, in particolare, all’autorizzazione a gestire diritti, alle condizioni di adesione, alla riscossione degli importi dovuti ai titolari dei diritti, alle detrazioni e alle distribuzioni, sono comunicati ad AFI (indicando le motivazioni e fornendo l’eventuale documentazione di supporto) con raccomandata a.r. o PEC indirizzata ad AFI, da inviarsi entro 90 giorni dal ricevimento del documento oggetto di contestazione o dal verificarsi dell’atto o fatto oggetto di contestazione.

11.2. AFI deve rispondere per iscritto ai reclami nel termine di 45 giorni dalla loro ricezione, fornendo i chiarimenti necessari e, se del caso, adottando le misure opportune per far venir meno le ragioni della doglianza. Se un reclamo è ritenuto privo di fondamento, sarà fornita adeguata motivazione, a meno che lo stesso non sia palesemente infondato o strumentale.

12.1. Fatta salva la procedura di arbitrato irrituale prevista all’art. 29 dello Statuto AFI, in merito a qualsiasi controversia tra AFI ed i Mandanti o tra i Mandanti, ivi inclusi i cosiddetti conflitti tra questi ultimi circa l’attribuzione dei compensi derivanti dall’utilizzazione di Supporti per i quali più Mandanti abbiano rivendicato la spettanza (di seguito “Conflitti”), sarà ricercata un’equa composizione da un Comitato di Conciliazione, formato da tre membri nominati tra i Probiviri, che, su istanza scritta della parte più diligente, il Presidente di AFI costituisce, dandone immediata comunicazione scritta ai Componenti ed alle parti e fissando la data della costituzione del Comitato e della comparizione delle parti che può avvenire anche mediante collegamento telefonico.

12.2. Il Comitato tenta e media una soluzione amichevole della controversia, senza altro vincolo di procedura che non sia il rispetto del contradditorio. Se il tentativo di conciliazione riesce, se ne redige processo verbale che, sottoscritto dalle parti e dai membri del Comitato, costituisce, ad ogni effetto di legge, manifestazione negoziale della comune volontà delle parti, anche in via di transazione.

12.3. Per ciascuna controversia sorta tra i Mandanti in caso di Conflitti, è prodotta, a pena di improcedibilità della domanda e a cura del soggetto rivendicante, idonea documentazione attestante il fondamento di ogni rivendicazione; la mancata comparizione di una delle parti convocate per due volte consecutive innanzi al Comitato di Conciliazione, in assenza di idonea giustificazione, è equiparata a rinunzia della propria rivendicazione e riconoscimento della rivendicazione avversa; in entrambi i casi con conseguente conforme presa d’atto da parte del Comitato.

13.1. La parte dei Proventi dei Diritti Gestiti spettanti ai Produttori Fonografici che, nonostante ogni ragionevole sforzo effettuato da AFI, non possa essere attribuita al titolare dei diritti e/o la parte dei Proventi dei Diritti Gestiti spettanti ai Produttori Fonografici che non possa essere oggettivamente corrisposta (ivi incluso il caso di mancata emissione della fattura o documento fiscale equipollente), viene accantonata, nell’interesse dei potenziali aventi diritto, in apposita riserva per un periodo di 5 (cinque) anni a decorrere dal 31 dicembre dall’Anno di Incasso da parte di AFI.

13.2. Entro novanta giorni dal termine di cui all’art. 7.7, AFI mette a disposizione di qualsiasi Produttore Fonografico o Organizzazione Collettiva italiana o estera, in apposita area ad accesso riservata con password del sito web di AFI, le informazioni disponibili di cui all’art. 18, secondo comma del D. Lgs. 35/2017 relative ai Supporti per i quali uno o più titolari dei diritti non sono stati identificati o localizzati.

13.3. Entro un anno dal termine di cui all’art. 13.2, AFI mette le medesime informazioni ivi previste a disposizione del pubblico in apposita area ad accesso libero del sito web di AFI.

13.4. Adempiute le formalità di cui agli artt. 13.2 e 13.3 e decorso il termine di 5 anni di cui all’art. 12.1, la parte dei Proventi dei Diritti Gestiti di cui all’art. 13.1 è considerata definitivamente non distribuibile e, con motivata delibera dell’Assemblea di AFI ai sensi dell’art. 19, punto 10 dello Statuto AFI, è utilizzata in modo separato e indipendente al fine di finanziare attività sociali, culturali ed educative ad esclusivo beneficio dei titolari dei diritti, in conformità a quanto disposto all’art. 19 del D. Lgs. 35/2017.

14.1. Il Regolamento è pubblicato e reso disponibile sul sito web di AFI.

14.2. AFI pubblica altresì sul proprio sito web le informazioni previste dall’art. 26 del D. Lgs. 35/2017 mantenendole costantemente aggiornate.

14.3. Sulla base di richiesta adeguatamente giustificata, AFI in apposita area del proprio sito web ovvero in altro sito web specificamente dedicato, consentirà l’accesso alle informazioni di cui all’art. 27 del D. Lgs. 35/2017 in favore dei soggetti ivi previsti che ne facciano richiesta scritta.